Klubben har nu utvecklad ett digitalt system som täcker registrering av flygningar och bogseringar, prisberäkning, kontering och fakturering, allt centrerad kring varje medlems medlemskonto. Grundidén har varit att förenkla registreringen av de dagliga flygningarna, som vi hittills har gjort manuellt på flygdagbeskedet (papper), och registrera dem digitalt. Därefter att nyttja denna digitala registrering för att göra en automatisk bearbetning och få fram priser för flygning och bogsering. Slutligen använder kassören systemet för att styra varje medlems medlemskonto och genomföra periodvisa faktureringar.
Den digitala registreringen har gjort det möjligt att låta varje medlem följa ekonomin på eget medlemskonto och att löpande kunna hålla koll på kostnaderna för sina flygningar och bogseringar. På detta sätt är det förhoppningen att du som medlem kan undvika att komma i för stort skuldläge gentemot klubben, på grund av dina flygningar och eventuella betalningar av övriga avgifter.
Den viktigaste förutsättningen för att få detta till att fungera är att du som pilot tar ansvar för att registrera dina egna flygningar, gärna i takt med att du flyger, men helst innan dagens aktiviteter avslutas. Har du undantagsvis glömt att registrera en flygning kan det alltid göras i efterhand via inloggningen på webbsidan.
Det finns alltså i princip 2 olika sätt att registrera en flygning:
- Att lägga till flygningen i dagens flygdagbesked – enkelt att göra, fungerar interaktivt, och är bara aktuellt samma dag som flygningen äger rum. Använd knappen Flygdagbesked från webbplatsens startsida.
- Att lägga till flygningen i efterhand.
- Använd knappen Flygdagbesked från webbplatsens startsida - välj "Registrering efter flygning".
- Använd inloggningen på webbsidan och gå in under Flygningar alla piloter - välj "Lägg till ny flygning".
- Använd inloggningen på webbsidan och gå in under Tidigare flygningar (per dag) - välj "Registrera ny flygning".
Systemet består av 4 delar:
| Del | Aktivitet | Ansvar | Anmärkning | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Digitalt flygdagbesked | Registrering av flygningar och bogseringar, på dator eller mobil. | Varje pilots ansvar för egna flygningar. | Göras löpande under samma dags flygningar eller samma dag snarast efter flygning. Knappen Flygdagbesked på webbplatsens startsida.
Resultat visas i ”Visa dagens flygdagbesked”.
Kan även göras i efterhand via vanlig inloggning och under Flygningar alla piloter. Resultat visas i ”Visa och redigera flygningar”. |
| 2 | Prisberäkning av registrerade flygningar och bogseringar. | Timpris beräknas utifrån starttyp, prislista och flygtid. Bogsering beräknas utifrån bogserhöjd. | Sker automatisk efter varje flygdag. | Resultat för enskild pilot visas i översikten ”Flygningar m. kostnader” och för alla piloter i ”Flygningar m. kostnader per pilot för alla piloter”. |
| 3 | Fakturering av flygningar och bogseringar samt alla rörelser på varje medlemskonto. | Kassören genomför periodvisa faktureringar, som registrerar flygningar och bogseringar på faktura, och som då även konteras på varje medlems medlemskonto. | Kassören. | Vid faktatidspunkten skapas en ”status” för varje medlem, som dokumenteras i fakturan. |
| 4 | Konteringar av betalningar och avgifter på varje medlems konto. | Konteringar av enskilda rörelser på varje medlems konto görs löpande i takt med att de uppstår. | Kassören. | Fakturering av flygningar och bogseringar sker automatisk bara vid varje fakturatillfälle. I mellanfallande perioder kan en medlem se sina kostnader för flygningar och bogseringar under ”Flygningar m. kostnader”. |
Del 1
Flygningar registreras i ett digitalt flygdagbesked.
Alla med inloggning kan registrera en flygning, tex en pilot när han startar och landar.
Eller en flygledare eller en protokollförare i anknytning till varje flygning. Gäller även bogserpiloten tex vid landning (tex för registrering av bogsertiden).
En pilot (eller annan registrator) kan även välja att registrera flygningarna i efterhand, tex efter dagens aktiviteter.
Flygdagbesked finns i webbsidans vänster meny: ”Flygdagbesked”.
Registreringen görs med hjälp av en dator eller mobiltelefon med internetuppkoppling (3G/4G).
Om inte flygning registreras samma dag som de genomförs kan registreringar alternativt göras på en senare tidspunkt (alltså INTE samma dag) – i så fall används vanlig inloggning från startsidan, och registreringen görs i ”Lägg till ny flygning” eller via översikten ”Visa och redigera flygningar”, där det finns en länk till registrering av ny flygning. Här kan även redigering/ändring av redan registrerade data utföras.
Data visas automatiskt efter registrering på dagens flygdagbesked (webben).
Efter avslutad flygning registreras data automatiskt i klubbens flygdagbok, där alla har tillgång till att se data.
Data som du skal registrera för varje flygning är de samma data som du tidigare har gjort i det ”manuella” flygdagbeskedet:
| Datum | åååå-mm-dd | skriva in i ett datumfält |
|---|---|---|
| Pilot | Medlemsnummer | skriva in |
| Flygplan | SE-UOK (tex) | välja i en lista |
| Starttid | hh:mm | skriva in i ett tidsfält |
| Landning | hh:mm | skriva in i ett tidsfält |
| Flygtid | Beräknas automatiskt när du registrerar en flygning | |
| Starttyp | Se schema nedan | välja i en lista |
| Lärare | Om du har en lärare i baksits | välja i en lista |
| Bogserpilot | Välja i en lista | |
| Bogserplan | SE-EOH | välja i en lista |
| Bogserhöjd | Välja i en lista | |
| Bogserplan landning | hh:mm | skriva in i ett tidsfält |
| Motortid | Beräknas automatiskt när du registrerar bogserplanets landning | |
| Kommentar | Fritext [max 64 char] | tex höjdvinst |
| Flygen distans | mil | Sträckflygning registreras |
| Presentkortnummer | Bara vid demoflygningar |
Alla data kan ändras/redigeras i efterhand – båda dagens flygningar (på flygdagbeskedet), och ”gamla” flygningar från tidigare – fram till den tidspunkt då kassören fakturerar. Då ”låsas” all data för alla flygningar.
Speciellt för piloter som inte har ett medlemsnummer i klubben skall registreringen ske genom att ange pilotnummer: 0 (mnr 0), och sedan skriva in namnet på piloten i kommentarfältet.
Del 2
Kostnader för genomförda flygningar och bogseringar visas för enskild pilot i ”Flygningar m. kostnader” i den egna delen under inloggningen. Det finns även en översikt över samtliga piloter i ”Flygningar m. kostnader per pilot”. Här kan du även hitta registrerade gästpiloter under pilot nummer 0.
Prismodulen innehåller priser på bogsering, priser på flygtid i respektive flygplan (inklusive eventuell rabatt enligt 10-timmarsregeln) samt eventuella andra priser och ger båda klubben och den enskilde pilot möjlighet att se aktuellt ekonomiskt läge utifrån genomförda flygningar.
Beräkningarna görs automatiskt utifrån bland annat typ av flygning (starttyp). Avgiftsberäkningen bygger på flygtid, bogserhöjd och starttyp enligt
| Starttyp | Betecknelse | Flygtid | Bogsering | Anmärkning |
|---|---|---|---|---|
| 01 | AFT | Timkostnad | Bogserhöjd | |
| 02 | Kontrollstart | Timkostnad | Bogserhöjd | |
| 04 | Grundskolning | Fast kostnad | Fast pris per start oavsett flygtid och bogsering | |
| 05 | Inflygning av bogserpilot | Timkostnad | Flygtid/SE-EOH | |
| 07 | Inflygning på ny typ | Timkostnad | Bogserhöjd | |
| 08 | Kurser & utbildningar | Timkostnad | Bogserhöjd | |
| 12 | Demoflygning | Utan kostnad för piloten | ||
| 13 | Funktionskontroll | Utan kostnad för piloten | ||
| 14 | Utelandning/hämtning | Timkostnad | Bogserhöjd - och flygtid/SE-EOH t o r | Flygtid/segel: Konteras på vanligt sätt Bogserhöjd: Konteras på vanligt sätt Flygtid/SE-EOH: Den registrerade flygtiden med timkostnad/hämtning |
| 15 | Ferryflygning | Utan kostnad för piloten | ||
| 16 | Young Pilots | Utan kostnad för piloten | ||
| 17 | Segelflygets dag | Utan kostnad för piloten | ||
| 20 | Kebnelägret | Timkostnad | Bogserkostnad betalas till Kiruna Flygklubb |
Vi underlätter registreringsarbetet maximalt genom att upplysningar och kostnader för alla flygaktiviteter finns i systemet löpande (så snart de är registrerade).
Istället för den gamla faktureringen i FlygMer – som genomförs i efterhand ett antal gångar under året (beroende av kassörens ork) – kan alla strax se aktuell status för sina flygningar och göra sin inbetalning på girokonto. Klubben får på detta sätt minimerat det ekonomiske eftersläp som vi har haft sedan tidigare, och den enskilde slipper ett stort eftersläp och en växande skuld till klubben under årets gång.
Del 3
Faktureringen bygger på två delar. Dels den ovan nämnde kostnadsberäkning (del 2), dels alla faktureringar sedan senaste fakturering (del 4, se nedan).
Den stora fördel är att alla flygningar (som redan är beräknade) automatiskt överförs till fakturaform, och registreras båda som faktura och på den enskilde medlems medlemskonto.
Del 4
Kassören registrerar konteringar (tex inbetalningar, årsavgifter, kioskkostnader etc) i takt med att de genomförs, utom konteringar för flygning och bogsering. Flygning och bogsering konteras bara när kassören genomför en fakturering.
Fakturering och kontering
Saldo på webbkontot framgår löpande och varje medlem har tillgång till att se detta – meny: ”Flygningar”.
Kassören måste manuellt kontera årsavgifterna och motsvarande, men behöver inte längre bry sig om flyg- och bogseravgifterna, som systemet själv tar fram. Kassören behöver bara fastlägga vilka flygplan i systemet som inte skall beläggas med avgift (privatflyg).
Faktureringen uppdaterar varje medlems webbkonto med kostnader för flygningar och bogseringar. Detta innebär att en medlem enbart får en fullständig bild av sin ekonomiska situation genom att se på en faktura på faktureringstidspunkten, eller på sitt webbkonto omedelbart efter en fakturering. Mellan faktureringarna framgår en medlems saldo av webbkontot OCH översikten över ”Kostnader för flygning/bogsering” (som visar pilotens egna flygningar), som visar vilka kostnader som det har varit från flygningar/bogseringar sedan senaste faktura.